UA-174015873-2 022: Ein Tag im Leben Deiner VA - Sonia Schüttler - Virtuelle Assistentin
Ein Tag im Leben Deiner VA.
Was mache ich den ganzen Tag?
Struktur? Organisation?

Ich möchte Arbeit, Familie und Haushalt (die Reihenfolge ist alphabetisch 😉 unter einen Hut bekommen, daher benötige ich einen gut strukturierten Tag.

In normalen Schulwochen läuft eigentlich immer alles nach Plan ab. In den Ferien sind wir natürlich alle flexibler.

Mein Tag startet, nachdem die Kinder aus dem Haus sind, mit einer Meditation. Ich gehe so viel gelassener in den Tag. Mit meiner Tasse Kaffee mache ich mich dann auf den Weg ins Büro zwei Etagen höher.
Anfangs habe ich noch am Esstisch gearbeitet. Allein für den Fokus ist es aber deutlich positiver ein eigenes Büro zu haben. Dort ist meine Arbeit im Fokus und ich überlege nicht, ob ich zwischendurch mal Fenster putze oder die Wäsche erledige.

Die Struktur meines Arbeitsalltages

Mein Arbeitsalltag beginnt damit, dass ich in Todoist schaue, was ich heute für mich und meine Auftraggeber*innen erledigen werde. Dort habe ich für alle Auftraggeber*innen und mein Business verschiedene Projekte, in die die Aufgaben (vor allem regelmäßig wiederkehrende Aufgaben) einsortiert sind.

Da ich nicht nur meine eigenen Aufgaben habe, ist mein zweiter Schritt in die Emailpostfächer (in mein eigenes und die, die ich von meinen Auftraggebern*innen verwalte) zu schauen, welche neuen Mails und Aufgaben eingegangen sind. Daraus erstelle ich mir dann einen Plan, was heute alles anfällt.
Mails und Todos, die ich in zwei Minuten oder weniger erledigen kann, erledige ich sofort.

Für Dich selbst solltest Du Dir ein festes Zeitfenster (oder mehrere) reservieren, in denen Du Deine Emails bearbeiten willst und alle Benachrichtigen (Töne, Einblendungen) aus schalten. Jede neue eingegangene Mail wird Dich sonst aus der Konzentration bringen 😉

Mit welchen Tools und Programmen arbeite ich

  • Für viele meiner Auftraggeber arbeite ich mit Trello oder MeisterTask um den Überblick über Projekte, Seminare oder Kongresse zu behalten. Auch dort schaue ich im Laufe des Vormittags täglich rein.
  • Korrespondenz und Schriftverkehr erledige ich mit Microsoft Word oder mit Pages. Auch das ist je nach Auftraggeber unterschiedlich.
  • Kleinere Bildbearbeitungen erledige ich mit Affinity Photo, kleinere Videoschnitt-Arbeiten mit iMovie.
  • Ich bearbeite Powerpoint-Präsentationen, erstelle PDFs für meine Kunden oder kleinere Grafiken.
  • Newsletter erstelle ich sowohl für mich, als auch für meine Kunden*innen am liebsten mit MailChimp. Andere Anbieter sind mir jedoch auch vertraut.

Und wenn mal alles anders ist?

Als ich angefangen habe, diesen Blog-Artikel zu schreiben, herrschte bei uns ganz normaler Alltag. Die Kinder gingen jeden Tag zur Schule, der Mann mindestens 1-2 Tage die Woche ins Büro zum arbeiten (ansonsten arbeitet er auch im Home-Office ;).

Jetzt ist gerade alles anders. Wir müssen uns anders organisieren, denn trotz allem möchte ich meine Arbeit gut erledigen.

Wir haben für uns eine andere Struktur gefunden. Es gibt nach wie vor einen festen Tagesablauf, aber eben anders organisiert.
Ich hoffe, auch Du hast für Dich einen guten Ablauf und eine gute Struktur gefunden.

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