UA-174015873-2 023: Dateiablage - Sonia Schüttler - Virtuelle Assistentin

Wo und wie kann ich meine Daten ablegen?

Dateiablage: Wo und wie kann ich meine Daten ablegen?

Vorab:

Mache Dir Gedanken: Wie will ich auf meine Daten zugreifen, von welchen Geräten, von zu Hause, aus dem Büro oder von unterwegs?

Am praktischsten ist natürlich eine Cloud-Lösung für die Dateiablage. Darauf kannst Du von überall zugreifen, bei den meisten Anbietern gibt es auch eine gute App-Lösung für Deine mobilen Geräte oder die Cloud kann wie ein Ordner in Deine Ordnerstruktur eingepflegt werden. 
Da gibt es z.B. OneDrive, DropBox, Google Drive, iCloud

Vielleicht fragst Du vor der Entscheidung für einen Clouddienst in Deinem Umfeld, bei den Menschen mit denen Du viel zusammen arbeitest einmal herum, welchen Dienst sie nutzen. Möglicherweise hast Du dann schon eine Präferenz.

Wichtig: Nicht alle Cloud-Dienste sind DSGVO-konform! Wenn Du in der Cloud also personenbezogene Daten speichern möchtest, dann wirf auf jeden Fall einen genaueren Blick auf die Anbieter. Die Nutzungsbedingungen solltest Du Dir auch auf jeden Fall anschauen, welche Rechte erhält der Cloudanbieter zu den Dateien, die Du dort hochlädst?

Es ist natürlich grundsätzlich möglich, dass Du Deine Daten nur lokal, auf Deinem Computer sicherst. Empfehlenswert ist aber auch dann immer ein Backup (eine Sicherung) in der Cloud.

Der Anfang:

Am einfachsten ist es natürlich, wenn Du ganz von vorne anfangen kannst einzelne Ordner anzulegen und dort einzelne Dateien zu speichern.

Meistens ist das aber nicht der Fall. Zuerst ist also oft aufräumen angesagt. Viel erreichen kannst Du schon mit wenigen Handgriffen:
Sortiere Dateien aus, die länger als 6 Monate oder 12 Monate nicht mehr benötigt wurden (Änderungsdatum). Diese Dateien sicherst Du nochmal für mindestens 12 Monate separat, falls Du davon doch nochmal etwas benötigst.

Hier ist es natürlich ganz wichtig, dass Du Dir über die Aufbewahrungsfristen für diverse Dokumente im Klaren bist.

Und welche Ordnerstruktur?

Am einfachsten ist es natürlich, wenn Du alleine für Dich entscheiden kannst, welche Struktur für Dich sinnvoll ist. Wenn Du in einem Team arbeitest, solltet ihr auf jeden Fall gemeinsam entscheiden, Eure Arbeitsweise einbringen und gemeinsam Ordnernamen etc. festlegen. So kann hinterher jeder auch mit der Ablagestruktur gut arbeiten und wird sie nutzen.

Gegebenenfalls kannst Du eine Mindmap vorher machen um zu schauen, welche Struktur für die Dateiablage gut funktionieren könnte.

Meine 3 wichtigsten Tipps:

  • Erstelle nicht mehr als 10 Ordner pro Ebene (Ausnahme sind natürlich Kundennamen, Lieferantennamen etc.), sonst wird es schnell unübersichtlich und die Suche dauert länger.
  • Wähle einheitliche Namen für Ordner und Dateien, sonst haben die Auftragsbestätigungen nachher z.B. drei verschiedene Namen: AB, Bestätigung und Auftragsbestätigung 😉
  • Dokumentiere die Ordner- und Dateistruktur und die Regeln für andere. So ist immer ganz klar, wie alles geregelt ist und auch zukünftige Mitarbeiter wissen schnell Bescheid.

Dinge, die Du auf keinen Fall tun solltest:

  • Dateien doppelt ablegen (arbeite statt dessen mit Verknüpfungen)
  • Nichtssagende Ordnernamen wie: Allgemeines, Diverses, Sonstiges…
  • Dateien auf dem Desktop ablegen

Wie kommst Du mit Deiner Dateiablage klar? Findest Du immer, was Du suchst? 😉 Schreib mir gern, was Dein bester Trick ist.

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