Organisation mit Kanban-Boards.

Für meine Kundinnen* lege ich zur Organisation des Business gerne Kanban Boards mit MeisterTask an. Vielleicht ist das auch ein gutes Tool für Dich. Lass Dich inspirieren, wie Du Dein Business entspannt organisieren kannst.

Das ist ein Kanban Board

Das Kanban System entstammt ursprünglich dem japanischen. Es heißt soviel wie Karte oder Beleg und ist eine Methode der Produktionsprozess-Steuerung.

Es ist eine sehr produktive Methode Arbeitsprozesse effektiv, transparent und zielführend einzusetzen. Du erhältst mit einen Kanban Board auf einen Blick einen guten Überblick über alle Prozesse. Mit einem Kanban Board kannst Du die Organisation Deines Business entspannt überblicken.

So sieht ein Board aus

Der Aufbau eines Kanban-Boards ist relativ einfach: Ein Board erinnert ein bisschen an eine Pinnwand. Es enthält verschiedene Spalten, die jeweils eine Spaltenüberschrift haben. Diese Spalten kannst Du hinzufügen, verschieben und löschen.

In jeder Spalte sind verschiedene Karten ähnlich wie Post-its angepinnt. Die Karten kannst Du zwischen den Spalten beliebig verschieben. Und auch die Karten kannst Du hinzufügen, verschieben und löschen und bei Bedarf auch auf den Status „erledigt“ setzen oder archivieren.

Karten haben einen Titel und eine Beschreibung, die direkt auf den ersten Blick sichtbar sind. Wenn Du eine Karte öffnest, werden noch verschieden andere Informationen sichtbar. Zum Beispiel: Die Zuständigkeit, Fälligkeiten und Erinnerungen, verschiedene Checklisten, Dateianhänge, Tags und Kommentarverläufe.

Karten können geteilt und gemeinsam bearbeitet werden.

Deine Vorteile

Flexibilität:

Der wichtigste Vorteil, warum ich meinen Kundinnen* für die Organisation ihres Business gerne ein Kanban Board empfehle, ist: Die Flexibilität.

Mit MeisterTask ist es möglich ein CRM abzubilden, Seminare zu organisieren oder eine Auftragsdatei. Du bist ganz flexibel und kannst alles Deinen Wünschen und Deinen Herausforderungen anpassen.

Zusammenarbeit:

Auf einem MeisterTask Board können mehrere Menschen wunderbar zusammenarbeiten. Du kannst das Board sowohl für Mitarbeiter, als auch für Kunden frei geben.
Die Kommunikation kann zentral auf dem Board stattfinden, alle Informationen sind schnell zugänglich und einsehbar. Dein Email Postfach bleibt deutlich leerer.

Überblick:

Damit behalten alle Mitarbeiter den Überblick über alle Vorgänge. Jede Information ist auf der passenden Karte direkt sichtbar und die Zeit, die sonst zum Suchen verwendet werden muss, kann eingespart werden. Durch die Übersicht der Spalten ist es allen Nutzern möglich auf einen Blick einen aktuellen Stand (z.B. offen, in Arbeit, fertig) einzusehen.

Erinnerung:

Für jede Karte kannst Du ein Erinnerungsdatum mit Uhrzeit einstellen und Dich ggf sogar per Email daran erinnern lassen. Damit kannst Du z.B. sobald Du eine Rechnung für einen Auftrag geschrieben hast, überwachen, ob die Zahlung eingeht. Wenn Du die Karte dann an eine Mitarbeiterin abgibst, kann sie das für Dich übernehmen.

Standardisierte Prozesse:

Erstelle einmalig Checklisten, die Du dann auf jeder Karte einfügen kannst. Dadurch standardisierst Du Deine Prozesse und die Bearbeitung wird einfacher. Du kannst schneller und mit einem besseren Gefühl Aufgaben an Deine Mitarbeiterinnen abgeben.

Zeitersparnis:

Durch das Anlegen von Checklisten, die z.B. für jeden Auftrag oder jeden Kunden genutzt werden können, sparst Du jede Menge Zeit.

Außerdem hast Du bei jeder Karte alle Anhänge auf einen Blick griffbereit. Du kannst z.B. an eine Auftragskarte das Angebot, die AB, die Bestellung und die Rechnung anhängen. MeisterTask ist minimalistisch aufgebaut und sehr intuitiv nutzbar.

Überblick:

Hier habe ich einen kleinen Überblick für Dich, wie ein Board aussehen kann. Hier kannst Du z.B. Deine Aufträge bearbeiten. Es gibt folgende Spalten: Eingang, Offen, Auftrag in Arbeit, Offene Rechnung und Auftrag erledigt.

Was kann und bezweckt jede Spalte:

Spalte Eingang
Hier kommt erstmal alles rein, bevor es dann in Dein Board einsortiert wird.

Spalte Offen
Sobald Du Deiner Kundin Dein Angebot gesendet hast, verschiebst Du die Karte in diese Spalte.

Spalte Auftrag in Arbeit
Die Kundin hat den Auftrag angenommen und die einzelnen Arbeitsschritte beginnen. Die Karte kommt nun in diese Spalte.

Spalte offene Rechnungen
Der Auftrag ist beendet und Du hast die Rechnung geschrieben und versendet. Bis die Rechnung bezahlt ist, kommt die Karte in diese Spalte.

Spalte Auftrag erledigt
Wenn der Auftrag erledigt ist und die Rechnung bezahlt ist, dann kommt die Karte in diese Spalte. Du hast immer einen guten Überblick, welcher Auftrag gerade in welchem Stadium ist.

So sieht eine Aufgabe aus:

Usability / Datenschutz:

MeisterTask ist allumfänglich nutzbar. Du kannst es am Mac oder PC im Browser nutzen oder Dir am Tablet die entsprechende App im App Store oder Play Store herunterladen. Du hast überall Einblick und kannst plattformunabhängig arbeiten.

Mindlabs, der Anbieter von MeisterTask ist ein deutsches Unternehmen, Deine Daten liegen auf deutschen Servern. Das ist für mich schon der absolute Vorteil gegenüber anderen Tools, wie z.B. Trello.

Meine 3 liebsten Hacks sind:

• Sende die einzelnen Aufgaben / Karten per Email direkt an ein Board.
• Lasse Dich (mit Hilfe der Benachrichtigungen) an Fälligkeitsdaten von einzelnen Karten erinnern.
• Du kannst in einer Checkliste auf der Karte einzelne Mitarbeiter erwähnen und ihnen damit die Checklistenpunkte als Todo zuweisen.

Anwendung im Business:

Mögliche Anwendungszwecke sind z.B. die komplette Auftrags- oder Projektabwicklung, Support bzw. Kundenservice, Dein Vertrieb bzw. Sales Funnel, der Redaktionsplan für Deine Social Media Kanäle, Dein Businessplan, Deine Ideensammlung oder ein Visionboard und die Veranstaltungs- und Seminarplanung.

Der Kreativität sind wenig Grenzen gesetzt. Kanban ist überall eine gute Wahl, wo ein Projekt umgesetzt werden soll und Du auf entspannte Organisation Wert legst.

Welchen Prozess kannst Du Dir in Deinem Business gut in einem Kanban-Tool vorstellen? Was kannst Du mit einem Kanban Board organisieren? Wo benötigst Du Unterstützung bei der Umsetzung? Schreib mir, dann kann ich Dich unterstützen.

*Im Sinne des Leseflusses habe ich in diesem Blogartikel auf gendergerechte Sprache verzichtet und mich für die weibliche Form entschieden. Dennoch spreche ich Dich als männlichen Leser natürlich auch an.

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