Warum benötigst Du überhaupt einen Überblick über alle Prozesse in Deinem Unternehmen?

Wahrscheinlich ist das ein Punkt, den ich überhaupt nicht erklären muss. Denn noch möchte ich das gerne tun.

Auch Du musst sicher viele Dinge im Auge und im Kopf behalten – und das nicht nur in Deinem Business. Du machst es Dir einfacher, indem Du die Dinge einmal sauber aufnimmst und dann in einer Todoliste, im Kalender oder in einem MeisterTask Board im Auge behalten kannst.

Das, was Du notierst, ist erstmal aus dem Kopf raus und macht Platz für die täglichen Dinge und Todos.

Mit guter Organisation und Planung:

  • Sind die Prozesse schneller klar und ausführbar.
  • Die Zuständigkeiten sind ganz klar.
  • Du findest viel schneller passende Mitarbeiterinnen*.
  • Die Arbeitsbelastung für Dich als Unternehmerin* wird geringer.

Die Unterteilung der Prozesse:

Ganz grob kannst Du die Prozesse / die Arbeitsabläufe in Deinem Unternehmen in zwei Gruppen unterteilen:

Deine Hauptprozesse:

Das sind die Prozesse, die Dir direkt Geld einbringen:

– Die Aufträge die reinkommen.
– Die Einnahmen für Kurse, die Du online oder offline anbietest.
– Einnahmen über Deinen Online-Shop.
– Deine Einnahmen über Affilliate Marketing o.ä.

Erstelle Dir für jeden Prozess, der bei Dir anfällt eine genaue Liste, was passiert wann, wer erledigt es und was benötigt diejenige dafür?
Für den Anfang reicht einfach ein Blatt, auf dem Du das alles notierst. Schreibe Dir alles Schritt für Schritt auf, vom Angebot bis zum Geldeingang. Schau genau, was alles gemacht wird. Welche einzelnen Schritte sind nötig? Gibt es verschiedene Verantwortliche?

Am Beispiel eines Auftrages sähe das beispielsweise so aus:

Schritt 1: Die Anfrage kommt rein, wer schickt das Angebot raus, was wird dafür benötigt?
Schritt 2: Das Angebot geht raus, wer macht das wie, wo wird es abgelegt, gibt es eine Wiedervorlage?

Unterstützende Prozesse:

Das sind alle Prozesse, die dazu beitragen, dass Dein Business läuft und Du Geld verdienst:

Dein CRM: Das kann für den Anfang auch ein Adressbuch sein oder einfach eine Liste.

Buchhaltung: Du kannst auch hier mit einer Tabelle arbeiten und Deine Rechnungen in Word schreiben. Empfehlen würde ich das aber nicht. Meine Empfehlung hier ist auf jeden Fall ein Tool (ich nutze z.B. lexoffice) und auch ein Steuerberater.
Behalte hier z.B. auch Vorgänge wie die USt.-Zahlungen, Versicherungen etc. im Auge.

Social Media: Auch hier kann Prozessplan und auch ein Contentplan Dich sehr unterstützen. Welche Kanäle willst Du bespielen? Wo ist Deine Zielgruppe unterwegs? Welchen Content kannst Du posten? Was wird wann gepostet?…

Behalte dies im Auge:

Weitere Punkte die Du auf jeden Fall im Auge behalten solltest und ggf. einmal durchdacht oder aufgeschrieben haben solltest sind diese hier:

  • Strategie / Vision
  • Überblick über Dein Business
  • Ziele – Was willst Du bis wann erreichen?
  • Was ist regelmäßig / zukünftig zu tun? (z.B. AGB aktualisieren, Datenschutz, Webseite aktuell halten, Versicherungen prüfen…)
  • Ideensammlung

Dein Ziel:

Auf Dauer sollte Dein Ziel sein, alles auszulagern, was andere besser können. Nur so kann Dein Business wachsen.

Das kann sein, dass Du Dir Unterstützung durch eine Mitarbeiterin oder Assistentin holst oder Du nutzt Software und Tools (die kannst Du z.B. am Anfang schon in kleineren Versionen kaufen), um Dir Deinen Arbeitsalltag zu erleichtern.

 

Wichtig für den Anfang ist aber nicht das Tool (das darf auch einfach eine Tabelle oder ein Blatt sein), sondern, dass Du ins Handeln kommst!

Welche Aufgaben würdest Du am liebsten abgeben oder wo tust Du das schon? Was stresst Dich am meisten? Schreib es mir.

 

*Im Sinne des Leseflusses habe ich in diesem Blogartikel auf gendergerechte Sprache verzichtet und mich für die weibliche Form entschieden. Dennoch spreche ich Dich als männlichen Leser natürlich auch an.

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