Wie funktioniert das Arbeiten mit einer virtuellen Assistentin eigentlich?

Index:
Warum bringt die Arbeit mit einer VA Dein Business weiter?
Start und Grundlagen
Das Onboarding
Berechtigungen und Freigaben
Finde heraus, welche Aufgaben Du auslagern kannst
Ich möchte als VA Dein Unternehmen kennenlernen
Die Kommunikation mit Deiner VA
Tools mit denen ich arbeite und kommuniziere
Und wie funktioniert die Abrechnung?
Vertrauen und Sicherheit

Warum bringt die Arbeit mit einer VA Dein Business weiter?

Auch wenn das oft noch ein Glaubenssatz ist, den wir unterbewusst im Kopf haben: Selbstständig zu sein bedeutet nicht, alles selbst und ständig zu machen. Wenn Du mit Deinem Business wachsen willst, kommt auf jeden Fall irgendwann der Tag, an dem Du Aufgaben und Todos auslagern musst. Deine Zeit und Deine Kapazitäten sind begrenzt und durch das Delegieren von Aufgaben kannst Du diese Begrenzung ausdehnen.

 Auch für Existenzgründer und -gründerinnen ist eine virtuelle Assistenz eine sehr gute Unterstützung beim Unternehmensaufbau. Du kannst sowohl Routineaufgaben, als auch anspruchsvolle Aufgaben delegieren.
Outsourcing wird immer wichtiger und als Unternehmer und Unterenehmerin solltest Du Dich auf Deine wichtigsten Tätigkeiten konzentrieren.

• Widme Dich den Aufgaben, die Du am besten kannst und die Du am liebsten machst.
• Konzentriere Dich auf die Arbeit an Deinem Unternehmen und mit Deinen Kunden und Kundinnen.
• Du musst keine Aufträge aus Kapazitätsgründen ablehnen.
• Investiere in Dein Business.
• Deine Work-Life-Integration kann ausbalancierter werden.
• Für den Notfall hast Du eine adäquate Vertretung.

Start und Grundlagen

Am besten ist es natürlich, wenn Du durch eine persönliche Empfehlung Deine VA kennenlernen kannst. Vielleicht gibt es in Deinem Netzwerk andere Unternehmerinnen oder Unternehmer, die Du um Empfehlungen bitten kannst.

Ansonsten kann ich Dir die Suche über Netzwerke wie LinkedIn oder Xing oder über diverse einschlägigen Facebook-Gruppen empfehlen.

Das Onboarding

Beim ersten Kennenlernen eines potenziellen neuen Kunden oder einer neuen Kundin ist es mir wichtig, mein Gegenüber per Zoom / Skype oder Teams-Call zu erleben. Dadurch lernen wir uns deutlich besser kennen, als nur über das Telefon. Wichtig ist ja, dass nicht nur die Aufgabenbereiche passen, sondern, dass es auch menschlich passt und wir gut zusammen arbeiten können.  

Gute Kommunikation ist das A und O. Bereits im Kennenlerngespräch sollten wir also auf jeden Fall darüber sprechen, wie und wann wir beide erreichbar sind und über welchen Kanal.

Mit den meisten Kunden und Kundinnen kommuniziere ich überwiegend über ein Tool, in dem die Aufgaben direkt festgelegt und terminiert werden (z.B. Asana, MeisterTask oder Trello) und zusätzlich gibt es einen schnellen Kanal (z.B. Telegram, Signal oder WhatsApp).

Zwischendurch habe ich mit vielen Kunden und Kundinnen immer wieder Zoom oder Telefon-Termine um den aktuellen Stand der Dinge zu besprechen.

Eine wichtige Grundlage ist es in jedem Fall die genauen Aufgabenbereiche, Ziele und Wünsche und eventuelle Deadlines vorab genau zu besprechen. In der Zusammenarbeit darf das natürlich auch wachsen und sich ändern.

Ich habe durch meine langjährige Arbeitserfahrung mit vielen Programmen und Tools schon für meine Kunden und Kundinnen gearbeitet.
Für ganz spezielle Programme oder Funktionen, die vielleicht nicht so bekannt sind, kannst Du z.B. mit Loom ein kleines Erklärungsvideo aufnehmen.

Es ist natürlich auch möglich, dass Du für alle Prozesse in Deinem Unternehmen bereits Standardarbeitsanweisungen festgehalten hast.
Das macht den Start in die Zusammenarbeit mit jeder VA sehr einfach und auch Du behältst den Überblick, auch, wenn Du eine Aufgabe länger nicht selbst übernommen hast. 

Folgende Punkte sollten wir ggf im ersten (oder einem der ersten Gespräche) auch einmal durchsprechen:

• Wie erhalte ich Feedback zu den fertigen Aufgaben von Dir?
• Wo halte ich meine Arbeitsfortschritte fest?
• Wie setzt Du Fristen fest?
• Was passiert, wenn eine Frist einmal nicht gehalten werden kann?
• Art, Höhe, und Zeitpunkt der Bezahlung
• Erwartungen an Arbeitsstunden und -tage

Berechtigungen und Freigaben

Um mit Dir und für Dein Unternehmen zu arbeiten benötige ich die Freigaben und für alle nötigen Tools und Programme.

Perfekt ist es natürlich, wenn Du bereits eine Liste über all diese Zugänge hast. Das kann z.B. ein Emailpostfach sein, ein MeisterTask Board, in dem wir zusammen an allen Vorgängen arbeiten, Deine Social Media Accounts …

Auch für Deinen eigenen Überblick ist es vorteilhaft das alles auf einen Blick zu haben. Dabei kann Dir zum Beispiel ein Tool wie 1Passwort helfen.

Finde heraus, welche Aufgaben Du auslagern kannst

Fast alle Aufgaben, die keine persönliche Anwesenheit in Deinem Büro erfordern, kannst Du auslagern. Mit Hilfe von Computer, Internet und Headset ist sehr vieles möglich. Wichtig ist, dass die Aufgabenstellung und die Ziele möglichst klar definiert sind. Je besser Du Deine Prozesse und Zielsetzungen beschreibst, desto schneller und zufriedenstellender kann Deine virtuelle Assistentin arbeiten.

Erstelle Dir eine Liste mit all den Dingen, die Du jeden Tag tust und notiere auch, wieviel Zeit Du dafür benötigst. So findest Du erstmal heraus, womit Du Deine Zeit verbringst. Das solltest Du mindestens eine Woche lang machen um einen genauen Überblick zu bekommen.

Wenn Du am Ende der Woche z.B. heraus findest, dass Du die Hälfte Deiner Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringst (Rechnungen schreiben, Standard-Emails beantworten, Kundensupport), hast Du schon ein breites Aufgabenfeld für Deine VA gefunden.

Überlege Dir auf jeden Fall auch, welche Aufgaben Dich besonders viel Zeit, Energie oder Nerven kosten. Hier kann Dir auch mein Freebie helfen.

Ich möchte als VA Dein Unternehmen kennenlernen

Mir ist es auch sehr wichtig, dass ich mich mit Deinem Business identifizieren kann. Ich arbeite für viele Auftraggeber und Auftraggeberinnen auch im direkten Kontakt mit den Endkunden/innen. Es ist also sehr wichtig, dass ich ein Verständnis und Gefühl für Dein Business habe, um das auch nach außen passend zu repräsentieren.

Für mich ist es sehr hilfreich u.a. Dein Unternehmensziel, Deine Werte und Visionen und Dein Alleinstellungsmerkmal zu kennen.

Ich freue mich natürlich auch, wenn ich ein ganz offizielles Mitglied in Deinem Team bin und auf Deinen SoMe Kanälen oder Deiner Webseite vorgestellt werde.

Die Kommunikation mit Deiner VA

Wie oben schon erwähnt habe ich mit vielen Kunden und Kundinnen zwischendurch immer wieder Zoom oder Telefon-Termine um den aktuellen Stand der Dinge zu besprechen. Dabei sprechen wir natürlich darüber, welche Schritte als nächstes anstehen, welche Prozesse optimiert werden können, wie bisherige Aufgaben gelaufen sind oder wir brainstormen, was das Unternehmen weiter bringen könnte.

Das kann auch ein regelmäßiger, wöchentlicher Termin sein, aber ehrlich gesagt finde ich es produktiver und effektiver, solche Termine dann zu planen, wenn sie nötig sind.

Für solche Termine und für alle anderen Dinge, die wir absprechen wollen, legen wir im Erstgespräch Kommunikationskanäle fest.
Es bietet sich an einen Kanal für die schnelle, kurzfristige Kommunikation festzulegen und einen Kanal, in dem längerfristig und geplanter gearbeitet wird.

Tools mit denen ich arbeite und kommuniziere

Die Tools mit denen ich für meine Kunden und Kundinnen arbeite sind zum Beispiel:

Rechnungen scheiben: Microsoft Word, Datev, lexoffice.
Mails bearbeiten: Microsoft Outlook, Gmail, Apple Mail, Spark.
Video: iMovie, Headliner, YouTube, Vimeo.
Zeiterfassung: Toggle, Harvest.
Dateizugriff: GoogleDrive, OneDrive, Dropbox.
Webseiten: WordPress und Divi, Kartra
Terminplanung: Calendly, Acuity, Google Calender
Newsletter-Tools: Mailchimp, Mailerlite, Kartra, Cleverreach, Sendinblue
Online-Verkauf: Digistore24, Woocomerce-Shops, Copecart
Planung / Koordination: Asana, MeisterTask, Trello
CRM: Pipedrive, Centralstation
Podcastproduktion: iMovie, Garage Band, Podigee, Podcaster.de, buzzsprout
Einfache Grafikbearbeitung: Canva Pro, Affinity Photo, Adobe Spark, Procreate

Kommunikation:
Direkt in der Aufgabenbearbeitung: Trello, MeisterTask, Asana.
Schnell und simpel: WhatsApp, Telegram, Signal.

Durch die Zusammenarbeit mit Tools können wir effektiv und flexibel miteinander arbeiten und Du kannst immer den aktuellen Stand eines Todos, wichtige Infos und Daten auf einen Blick sehen.

Und wie funktioniert die Abrechnung?

Von Kunde zu Kundin ist das Arbeitsvolumen ganz unterschiedlich. Teilweise arbeite ich nur 2-4 Stunden im Monat, teilweise arbeite ich 2 Stunden am Tag für meine Kunden und Kundinnen. Das richtet sich ganz nach den jeweiligen Bedürfnissen.

Gerade weil sich das Arbeitsvolumen jeden Monat ändert und natürlich ändern darf, ist es sinnvoll, auf eine Abrechnung auf Stundenbasis zu setzen. Du zahlst selbstverständlich immer nur dann, wenn ich auch für Dich arbeite.
Wenn ich also einmal krank oder im Urlaub bin, fällt in dem Zeitraum keinerlei Abrechnung an.

Die ersten 5 Stunden rechne ich immer zum Sonderpreis ab. Das macht das Kennenlernen der gemeinsamen Arbeit und der gemeinsamen Arbeitsweise etwas leichter.

Dennoch ist es natürlich jederzeit möglich die Zusammenarbeit zu beenden. Du bist an keine Kündigungsfristen gebunden.

Zum Ende des Monats bekommst Du von mir eine Rechnung über die gesammelten Stunden des Monats. Wenn Du möchtest natürlich auch jederzeit mit einem Stundennachweis in PDF-Form.

Diese kannst Du in der Regel als Ausgabe für Dein Business ansetzen, da es sich hierbei um Kosten handelt, die der Unterstützung des allgemeinen Geschäftsbetriebes dienen und den Gewinn mindern.
Das solltest Du in jedem Fall vorab mit Deinem Steuerberater oder Deiner Steuerberaterin besprechen.

Vertrauen und Sicherheit

Allein aufgrund der Tatsache, dass ich als VA auf selbstständiger Basis arbeite, ist es absolut unerlässlich, dass ich ein hohes Maß an Selbstdisziplin und Motivation mitbringe.

Meine Stärken sind der perfekte Service im Kundenkontakt, meine schnelle Auffassungsgabe und die Motivation mich immer wieder in neue, spannende Aufgaben einzuarbeiten.

Es gehört viel Vertrauen dazu, wenn Du die Vorgänge aus Deinem Herzens-Business und Deine Kunden das erste Mal in „fremde Hände“ gibst.

Als Deine Assistentin engagiere ich mich für Dich, Dein Business und Deine Kunden, als wenn es mein eigenes wäre.

Um Dir das Vertrauen noch leichter zu machen sende ich Dir direkt zu Beginn unserer Zusammenarbeit ein NDA (non-disclosure agreement). Das ist eine Geheimhaltungsvereinbarung, ist ein Vertrag, in dem ich mich zu einem streng vertraulichen Umgang mit allen Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen, Informationen, Verhandlungen und Unterlagen verpflichte.
Außerdem sende ich Dir einen Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag. Dort wird alles weitere für unsere Zusammenarbeit geregelt.

Zusätzlich habe ich eine Berufshaftpflicht für meine Tätigkeit als virtuelle Assistenz abgeschlossen.

So können wir nicht nur effektiv und langfristig, sondern auch rechtlich abgesichert in unsere Zusammenarbeit starten.

Wenn Du im Business Unterstützung benötigst, melde Dich gern bei mir.
Ich liebe es, meinen Kunden den Rücken frei zu halten und sie möglichst ganzheitlich zu unterstützen. Schreib mir eine Nachricht.

*Im Sinne des Leseflusses habe ich in diesem Blogartikel zwischendurch auf gendergerechte Sprache verzichtet und mich für die weibliche Form entschieden. Dennoch spreche natürlich Lesende jeden Geschlechtes an.

Du möchtest mehr davon?

Immer auf dem Laufenden sein und 28 wichtige Impulse für Deine Gründerzeit und die ersten 12 Monate danach bekommen?

Dann melde Dich hier für meinen Newsletter an:

Mehr aus meinem VA Blog für Dich: