Deine Termin-Planung:
Warum Du unbedingt ein Tool nutzen und was Du dabei beachten solltest.

Kunden-Termine und Telefonate sind wichtig und oft unerlässlich. Viele Dinge kannst Du schneller und einfacher besprechen, als in einer Nachricht erklären.

Dennoch kann ein Termin schnell mal Deinen Tag und Deine Planung zerhageln.

Dein Workflow in der Planung Deiner Termine

Für Deinen Workflow empfehle ich Dir daher ein oder mehrere feste Zeitfenster zu blocken. Zwischen den einzelnen Terminen kannst Du 5-10 Min. Pause einplanen, je nachdem wieviel Du zur Vorbereitung auf das nächste Gespräch brauchst. Das Fenster für jeden einzelnen Termin sollte auch vorgegeben sein, so bist Du (und Dein Gegenüber) fokussierter und wahrscheinlich besser vorbereitet, als wenn Du keine vorgegebene Begrenzung hast.

Bei mir ist zum Beispiel der Dienstagvormittag für Gespräche mit Neukundinnen* geblockt. Montags möchte ich erst meine Woche planen und die wichtigsten Kunden-Todos abarbeiten. Daher passt der Dienstag für mich sehr gut.
Bei meinen Bestandskundinnen bin ich deutlich flexibler, denn noch gibt es Zeiten, die passen einfach nicht zu meiner Tagesplanung und in meinen Terminkalender. Wahrscheinlich könnte ich mit einer Kundin, die immer nur abends oder am Wochenende Zeit hat für unsere Gespräche nicht gut zusammenarbeiten. Auch das ist etwas, das ich im Laufe meiner Selbstständigkeit gelernt habe – nicht jeder Kunde oder jede Kundin passt zu mir – und das ist okay.

Dadurch, dass ich nur den einen Vormittag für Gespräche geblockt habe, kann ich mich an den anderen Tagen ganz auf meine Aufgaben und Todos fokussieren und ohne Ablenkung arbeiten. Denn seien wir ehrlich: Das Telefon kann ein großer Störfaktor sein, wenn Du konzentriert arbeiten möchtest. Wenn ich mich fokussiert einer Aufgabe widmen möchte, schalte ich das Telefon auch schon mal komplett aus.

Du solltest in jedem Fall darauf achten, dass mindestens ein Tag Deiner Woche ohne Termin ist. Einige meiner Kundinnen nutzen auch nur die 1. bis 3. Woche in jedem Monat für Termine. Die 4. und ggf. 5. Woche ist immer geblockt. Vielleicht ist das auch für Dich eine Variante.

Was kann ein Termin-Buchungs-Tool?

Ich empfehle Dir auf jeden Fall die Nutzung eines Termin-Buchungs-Tools. Schaue Dir verschiedene Tools an, um zu schauen, ob es alle Deine Anforderungen erfüllt.

• Die meisten Tools kannst Du mittlerweile direkt auf Deiner Webseite einbinden.
• Du kannst diverse Kalender einbinden und immer automatisch aktuell halten. So werden keine Termine doppelt vergeben.
• Die Buchenden können den Termin auch oft direkt in ihre Kalender übernehmen.
• Oft gibt es auch Schnittstellen zu CRM- oder Projektmanagement-Tools.

Automationen, die Dir Zeit schenken

In Deinem Tool gibst Du einmal Deine wöchentlichen freien Zeitfenster ein. Wenn Du Deinen privaten oder andere Kalender verbunden hast, werden die verplanten Termine direkt geblockt.

Das Termin-Planungstool fragt direkt Namen, Telefonnummer und Emailadresse Deiner Gesprächspartnerin* ab. So hast Du alle Kontaktdaten auf einen Blick parat. Außerdem wird eine Nachricht mit Termin-Link an die Teilnehmenden gesendet. Du kannst auch einstellen, dass eine Erinnerung einen Tag oder eine Stunde vorher gesendet werden soll. Das sorgt dafür, dass weniger Termine verpasst werden.

Außerdem kann der Termin vom Buchenden auch abgesagt oder umgebucht werden. Auch hier hast Du keine zusätzliche Arbeit.

Wenn Du einen Termin als Zoom-Call planst, kannst Du Zoom natürlich auch integrieren. Damit bekommt Deine Gesprächspartnerin auch direkt einen Zoom-Link zugeschickt und in Deinem Zoom-Account wird ein Termin eingestellt.

Was kann ein Termin-Buchungs-Tool noch?

Du kannst mit einem Terminbuchungs-Tool nicht nur Deine Telefon- oder Zoom-Termine planen. Auch das ist alles möglich:

• Kostenlose Vorgespräche vereinbaren
• Urlaubstage organisieren
• Coachingtermine vergeben
• Sitzungstermine vereinbaren
• Zahlungen für Termine abwickeln
• Workshops planen

Tipp: Prüfe auf jeden Fall, ob Dein angestrebtes Tool DSGVO konform ist. Immerhin werden Deine Daten und die Daten Deiner Kunden und Kundinnen darin gespeichert.

Wenn Du im Business Unterstützung benötigst, melde Dich gern bei mir – Mein Angebot für Dich findest Du hier.
Ich liebe es, meinen Kunden den Rücken frei zu halten und sie möglichst ganzheitlich zu unterstützen. Schreib mir eine Nachricht.

Einen Termin mit mir kannst Du Dir übrigens hier buchen.

*Im Sinne des Leseflusses habe ich in diesem Blogartikel zwischendurch auf gendergerechte Sprache verzichtet und mich für die weibliche Form entschieden. Dennoch spreche natürlich Lesende jeden Geschlechtes an.

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