Entspannt organisiert?

Oder: Organisation als Erfolgsfaktor für Dein Unternehmen

Wenn Du diesen Artikel schon gar nicht lesen willst, weil das Wort “Organisation” oder “organisiert” im Titel steht, bist Du hier wahrscheinlich genau richtig. Planen und Organisieren ist mein Steckenpferd und ich liebe es, wenn ich ganz fix immer die richtige, gesuchte Antwort auf jede Frage parat habe.

Der Begriff „Organisation“ umfasst die Strukturen und Abläufe Deines Businesses oder Unternehmens. Auch und gerade für ein kleines Unternehmen bzw. eine Einzelunternehmerin* kann eine gute Organisation ganz wesentlich zum Erfolg beitragen.
Du solltest Dir also auf jeden Fall Zeit nehmen, die Abläufe, Prozesse und Strukturen in Deinem Unternehmens- und Arbeitsalltag gut zu planen und zu koordinieren. Das ist gut investierte Zeit.

Wichtig:
Versuche von Anfang an die Prozesse in Deinem Unternehmen genau aufzuschlüsseln und sinnvoll umzusetzen.

Überlege Dir direkt, welche Schritte nötig sind und wie sie reibungslos ineinander greifen können und vor allem:
Wie Du den Überblick behalten kannst.

Das ist einer der Punkte, an denen ich als virtuelle Assistentin oft mit neuen Kunden starte: Die Unternehmerin ist seit einiger Zeit selbstständig und/oder unternehmerisch tätig. Das Unternehmen läuft gut an, wird noch besser und erfolgreicher. Die Arbeit wird mehr, gerade das organisatorische und langsam wird es schwierig, den Überblick zu behalten.

Für ganz viele Unternehmerinnen ist es anfangs nicht möglich, direkt mit der Unterstützung einer Assistenz in den Unternehmerinnenalltag zu starten. Wahrscheinlich willst Du erst einmal schauen:

• Ist mein Unternehmen so erfolgreich, wie ich es mir vorstelle?
• Braucht die Welt mein Unternehmen und/oder meine Dienstleistung wirklich?

Wahrscheinlich denkst Du auch erstmal:

• Das bisschen Bürokram schaffe ich auch erstmal alleine.
• Darum kümmere ich mich einfach später.
• Eine Assistentin kann ich mir (noch) nicht leisten.

Das verstehe ich absolut. Ich empfinde es auch durchaus immer sehr als Vorteil, wenn ich eine Aufgabe erstmal selbst verstanden habe, bevor ich sie auslagere (das geht natürlich nicht immer und bei jeder Aufgabe ;). Dennoch ist es sehr vorteilhaft, wenn Du Dich und Dein Business direkt entspannt organisiert aufziehst.

• Du sparst Zeit, wenn alle Abläufe eine klare Struktur haben.
• Wenn Du weißt, dass Du alles im Griff und im Blick hast, bist Du entspannter.
• Du kannst besser Prioritäten setzen.
• Wenn Du Aufgaben abgeben willst, kann auch das viel geordneter geschehen.
• Dein Unternehmen kann schneller erfolgreich werden.

Und nun? Wie kannst Du Dich und Dein Business entspannt organisieren?

Ich organisiere mich und meine Kunden sehr gerne mit Hilfe eines Kanban-Boards wie z.B. MeisterTask. Hier kann ich von der Todo-Liste über Seminarplanungen und Kundenkarteien und Ablaufplanungen alles mögliche abbilden und kann mit meinen Kunden gemeinsam am Board und allen Aufgaben arbeiten. Dabei haben wir alles auf einen Blick: Informationen, Abläufe, Todos und Zuständigkeiten.

Das sind meine 3 besten Tipps für Deinen Start:

• Aufschreiben:
  Das hat direkt mehrere Vorteile, die Dinge, die Du notiert hast, musst Du Dir erstmal nicht mehr merken. Du hast den Kopf frei. Erstelle Dir beispielsweise eine Todo-Liste, in die erstmal alles rein kommt.

• Eins nach dem anderen:
  Ich habe letztens erst wieder gelesen, dass das Gehirn zu Multitasking eigentlich gar nicht fähig ist. Auch nicht bei uns Frauen 😉 Es schaltet blitzschnell von einer Aufgabe zur nächsten und dann wieder zurück… das wiederum ist aber deutlich anstrengender für Dich und Dein Gehirn, als wenn Du eine Aufgabe nach der anderen erledigst.
  Also behalte immer eine Aufgabe im Fokus und lass Dich auch nicht vom Telefon, eingehenden Emails oder sonstigen Benachrichtigungen ablenken (Tipp: Alles abschalten!).
• Abläufe erfassen:
  Erfasse bei jeder Aufgabe, die immer wieder vorkommt einen Ablauf. Was musst Du zuerst erledigen, welcher Schritt kommt als nächstes und welcher danach? Wenn Du das einmal genau erfasst hast, kannst Du bei zukünftigen Abläufen jede Menge Energie und Zeit sparen. Außerdem kannst Du (wenn Du soweit bist) diese Aufgaben viel schneller und auch viel leichteren Herzens abgeben, wenn sie gut dokumentiert sind. So können Du und Dein Unternehmen ganz entspannt organisiert sein!

Wärst Du auch gerne entspannt organisiert? Was ist Dein größtes Hindernis in der Organisation Deines Geschäftsmodells? Wo benötigst Du Unterstützung?

Teile es gern mit mir, vielleicht kann ich Dir den ein oder anderen Tipp geben, der Dir weiterhilft.

*Im Sinne des Leseflusses habe ich in diesem Blogartikel auf gendergerechte Sprache verzichtet und mich für die weibliche Form entschieden.
Dennoch spreche ich Dich als männlichen Leser natürlich auch an. 🙂

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