Es ist toll, dass es mittlerweile so viele Apps gibt, die einen bei der papierlosen Arbeit unterstützen.
Hier schreibe ich Dir ein paar auf, mit denen ich besonders viel arbeite und wie ich sie nutze.
Kontist – Das Geschäftskonto für Selbständige
https://kontist.com/?utm_source=kontist_de&utm_medium=redirect
Mein Geschäftskonto habe ich bei Kontist. Dort kann ich in Echtzeit eine Schätzung sehen, wieviel von dem Geld auf meinem Konto mir gehört und wieviel davon ESt. und USt. ist.
Kontoauszüge etc. bekomme ich per Email als pdf und kann sie papierlos ablegen.
In der Freeversion ist Kontist kostenfrei.
lexoffice
https://www.lexoffice.de/gruender/
Ich habe mich kurz nachdem ich meine Selbstständigkeit angemeldet habe, bei lexoffice angemeldet und kann daher lexoffice das erste Jahr kostenfrei nutzen.
Lexoffice arbeitet perfekt mit Kontist zusammen. Buchhaltung ist nicht meine Kernkompetenz, daher bin ich froh, dass lexoffice sehr intuitiv und strukturiert funktioniert. Ich kann alle Belege online erstellen und einlesen. So bin ich mit meiner Buchhaltung schnell und papierlos fertig.
Toll ist auch, dass ich meinen Steuerberater direkt zur Mitarbeit einladen kann.
Noteshelf 2
https://itunes.apple.com/de/app/noteshelf-2/id1271086060?mt=8
Noteshelf 2 ist mein digitales Notizbuch. Hier habe ich für jeden Auftraggeber ein Notizbuch (mit passendem Cover – damit ich jedes schnell finde) angelegt.
Dort notiere ich mir bei Skype- / Zoom-Calls oder Telefonaten alles wichtige. So kann ich nichts vergessen, alles nochmal nachlesen und das ohne Papiermüll. Telefonnotizen waren lange das schwierigste im papierlosen Büroalltag für mich. Bis ich mich dann für ein neues iPad mit iPencil entschieden habe.
Besonders schön ist auch, dass ich in Noteshelf auch fremde Dokumente einlesen, diese ausfüllen und dann zurück senden kann.
Evernote
Evernote ist meine digitale Ablage für alles.
Hier nutze ich die Premium-Version aufgrund der besseren Suchfunktion. In der Premium-Version gibt es die Möglichkeit auch in Texten in abgelegten PDF-Dateien zu suchen. Das ist mir wichtig, weil ich so meine Dokumente noch schneller finde.
Die Dokumente scanne ich mit der App Scannable ein. Sie ist einfach, funktional und ich kann jedes Dokument direkt an Evernote senden.
Evernote Notizen und Notizbücher kann man auch teilen oder für andere freigeben.
Trello
Trello ist eins der meistgenutzen Kanban-Tools.
Man kann Boards mit Karten anlegen und so in ganz verschiedenen Aufgabenbereichen mit anderen zusammen arbeiten. Für einige Kunden nutze ich Trello, mein persönlicher Favorit ist allerdings MeisterTask.
MeisterTask
Wie Trello ist auch MeisterTask eins der meistgenutzen Kanban-Tools.
Man kann Boards mit Karten anlegen und so in ganz verschiedenen Aufgabenbereichen mit anderen zusammen arbeiten. Ich finde MeisterTask optisch etwas ansprechender und intuitiver als Trello.
Todoist
Todoist ist mein Taskmanager, alle regelmäßigen Aufgaben oder alles, was mehr als 2 Minuten Bearbeitungszeit benötigt, kommt dort hinein. Alles, was nur wenige Minuten benötigt, versuche ich sofort zu erledigen.
Die Aufgaben können in verschiedenen Bereichen abgelegt werden, sodass ich sofort weiß, für welchen Kunden ich welche Aufgabe erledigen muss. Bei Bedarf kann man andere in Projekte einbinden und die Aufgaben dann an andere vergeben.
GSuite
Die GSuite kann man sehr gut für die Zusammenarbeit an Dateien mit anderen nutzen. Im Gegensatz zur iCloud kann man dort einen AVV abschließen und das ganze ist DSGVO konform.
MS Office 2019 Home & Business
Last but not least: Mit Office arbeite ich als virtuelle Assistentin natürlich auch. Damit habe ich die Möglichkeit die Dokumente meiner Kunden sicher zu übernehmen.
Für einige Auftraggeber schreibe ich Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Hier ist es u.a. sehr praktisch, die Dokumente direkt als pdf-Datei zu drucken und per Email zu versenden.
Auch umfangreiche Tabellen lassen sich in Excel immer noch am besten und einfachsten bearbeiten 😉
Welche Apps nutzt Du am Liebsten für die papierlose Arbeit? Schreibe mir gern dazu.
Ich mache darauf aufmerksam, dass mein Web-Angebot lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Rechtsberatung darstellt.
Insofern verstehen sich alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
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