22.919 Tonnen Papier, Karton und Pappe werden in Deutschland jährlich produziert. 

1/4 der täglichen Arbeitszeit verbringen wir im Büro mit suchen.

Jeder Deutsche verbraucht im Schnitt 235 kg Papier pro Jahr.

Das sind nur drei Gründe, um mal genauer hinzusehen…

Ich beschäftige mich auch privat schon einige Zeit damit, nachhaltiger zu leben und einen besseren ökologischen Fußabdruck zu hinterlassen. Prompt habe ich dann auch ein schlechtes Gewissen, wenn ich meine Daten mal grob hier eingebe und schaue, wie mein Fußabdruck aussieht.

Als ich mich als virtuelle Assistentin selbstständig gemacht habe, kam daher nur ein papierloses Büro in Frage. Das ist, gerade wenn man etwas Neues anfängt, gar nicht so schwer umzusetzen.

Die Vorteile eines papierlosen Büros sind vielfältig:

  • Nachhaltigkeit: Weniger Papier zu benutzen ist der beste Wald- und Klimaschutz. Deutschland ist europaweit der größte Hersteller von Papier (und der Verbrauch ist seit 2007 nicht exorbitant niedriger geworden).
    Importiert wird der Zellstoff größtenteils aus Südamerika und für den Endverbraucher ist aufgrund fehlender Herkunftskennzeichnung oft gar nicht klar, aus welchen Regionen die gefällten Bäume für sein Papier kommen.
    Hinzu kommt, dass jeder Deutsche im Durchschnitt 235 kg Papier pro Jahr verbraucht, das ist deutlich mehr als im EU-Durchschnitt, der bei 179 kg liegt.
  • Reduzierte Kosten: durch das papierlose Büro spare ich natürlich an Druckkosten (Drucker, Papier, Tinte); ich benötige diesbezüglich keine Lager- und Ablagemöglichkeiten und auch keinen Lagerplatz für Aktenordner; das bringt mich zum nächsten Vorteil
  • Zentrale Ablage: die mir viel Zeit einspart beim Suchen. Dadurch kann ich effizienter und produktiver arbeiten. Zusätzlich bin ich sehr viel flexibler, da ich meine Ablage und alle Notizen in der Cloud immer dabei habe.
  • Produktivität: Das Fundament des papierlosen Büros ist das Speichern aller Dokumente und Daten in der Cloud. Ich habe vor der Gründung meines VA-Business schon angefangen Evernote zu benutzen und habe damit das, für mich, perfekte virtuelle Gedächtnis. Mittlerweile habe ich die Evernote Premium-Version, damit finde ich immer und überall die Infos, die ich in meiner Ablage suche. Selbst, wenn ich mal vergessen habe, ein Dokument ordentlich zu benennen oder kein Schlagwort eingegeben habe, sucht Evernote auch im Text einer pdf-Datei – sogar gescannte und handschriftliche Notizen! So geht praktisch nichts verloren und einer der größten Zeitfresser im Büro ist somit vernichtet: Die Suche nach Dokumenten 😉 Ich kann damit viel produktiver arbeiten und verschwende deutlich weniger Zeit mit Suchen.
  • Flexibilität: Dadurch, dass ich alle Unterlagen praktisch immer bei mir habe, wenn sie zentral gespeichert sind, kann ich jederzeit und von überall aus darauf zugreifen. Ich kann mir also im Zweifel sogar aussuchen, wo ich arbeite. Ob im Café oder am Strand 😉 Ebenso kann ich meinen Kunden durch die GSuite Dateien freigeben, wo auch immer diese sind.

Der einzige Punkt, bei dem ich mich lange schwer getan habe, waren Telefonnotizen. Das habe mich mittlerweile aber auch durch ein iPad mit Stift und passender App gelöst. Hierzu im nächsten Blogbeitrag mehr.

Und die Nachteile…?

Ich für mich habe keine Nachteile entdeckt.
In einem bestehenden Unternehmen ist die Einführung eines papierlosen Büros sicher nicht so einfach und auch die Umsetzung nicht ganz ohne Hürden, hier müssen alle zusammen an einem Strang ziehen.
Als Selbstständige kann ich mir jedoch nichts anderes vorstellen.

Das sollte man zum Thema Ökologischer Fußabdruck noch bedenken

Abschließend sollte man zum Thema „Ökologischer Fußabdruck“ natürlich auch bedenken, dass man durch die exzessive Cloudnutzung mit etlichen elektronischen Geräten natürlich auch mehr Strom verbraucht. Das kann man dann vielleicht durch die Nutzung von Ökostrom wieder etwas ausgleichen.  

Im nächsten Blogbeitrag schreibe ich Dir, welche Apps mir bei der Umsetzung helfen.

Wo in Deinem Business fällt es Dir leicht, auf Papier zu verzichten? – Schreib mir gerne.