Dein Emailpostfach: ein Zeit- und Ressourcenfresser?

Wenn Du morgens als erstes in Dein Emailpostfach schaust, ein bisschen was bearbeitest…. schließlich wieder auf die Uhr schaust und 2 Stunden sind vorbei: Dann sollten wir reden 😉

Dann ist dann Emailpostfach ein Zeit- und Ressourcenfresser, den Du definitiv auslagern solltest. 

Grundsätzlich ist es von Vorteil, wenn Du Dir bestimmte Zeiten oder Zeitfenster setzt, in denen Du Deine Emails abrufst. Das solltest Du dann auf jeden Fall auch nur dann tun. So kannst Du in der übrigen Zeit störungsfrei arbeiten und hast auch den Kopf für die Aufgaben, die Du erledigen willst, frei. 

Du wäscht ja auch nicht jedes einzelne Stück dreckige Wäsche oder putzt die Küche, weil auf der Arbeitsplatte ein Krümel liegt… 😉 

Tipp: Denke daran, das Automatische Abrufen der Emails auszuschalten. Wenn man erstmal das Geräusch der eingehenden Email gehört hat, oder die Zahl im roten Kreis sieht, die besagt, dass neue Mails eingegangen sind, ist es doppelt schwer, nicht zu schauen, wer einem geschrieben hat.

Wenn Du erstmal eine Grundordnung in Deinem Postfach benötigst oder allgemein viele Mails bekommst, die regelmäßig sortiert werden müssen, kannst Du das gut an eine virtuelle Assistentin abgeben.

Eine VA kann für Dich in Deinem Postfach viele
(Teil-)Aufgaben übernehmen:

  • das Sortieren Deiner Emails (einmalig oder regelmäßig) in verschiedene Ordner
  • Beantworten der Emails mit freien Texten oder
  • Beantworten der Emails mit vorgegebenen Textbausteinen

Meine erste Frage…

… wenn Du mich bittest, Deine Emailkorrespondenz zu übernehmen lautet: Von meiner oder von Deiner Email-Adresse?

Mir ist es am liebsten, wenn Du Dich dafür entscheidest, dass ich ein Postfach (zB team@, assistenz@, sonia@) unter Deiner Domain bekomme: 

  • das ist für Dich sehr einfach anzulegen
  • für mich sehr einfach einzubinden in mein Emailprogramm
  • für Deine Endkunden schöner
  • Und für mich ordentlicher getrennt von meinen Emails.

Meine nächste Frage…

… an Dich ist, ob ich selbstständig antworten darf oder Du alles gegenlesen musst. Ziel ist für mich immer nach einer kurzen Einarbeitungszeit (in der ich Deine Art und Deinen Schreibstil kennenlerne) selbstständig Emails zu beantworten.

Die Vorteile sind: 

  • Je früher wir einen Nenner finden und ich selbstständig für Dich arbeiten kann, desto mehr Zeit und Geld sparst Du
  • Du hast die ToDos aus Deinem Kopf, sind ja jetzt meine ToDos 

Wenn Dein Postfach mal wieder überquillt und Du zu Deiner restlichen Arbeit gar nicht kommst: Ruf mich an oder schreib mir.

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