Kennst Du das auch? Du wirst ständig vom Telefon aus der Konzentration gerissen? Du kannst Deine Arbeit nicht in Ruhe fertigstellen?
Laut dem Stressreport der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und -medizin werden über die Hälfte aller Angestellten regelmäßig bei der Arbeit unterbrochen und/oder müssen mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen.
Da ist es klar, dass viele Aufgaben nicht richtig erledigt werden können.
Zu den typischen Arbeitsunterbrechern gehören:
- eingehende Emails
- Gespräche mit Kollegen
- streikende Technik und natürlich
- das klingelnde Telefon
Professionelle Kommunikation
Bei zu viel Stress fällt die professionelle Kommunikation am Telefon nicht mehr so leicht. Du hinterlässt immer eine akustische Visitenkarte, die den weiteren Verlauf eines Gesprächs prägt. Durch schlechte Stimmung wird Deine Stimme anders klingen und Du Deine Wortwahl negativer.
Wesentlich positiver geprägt wird der Eindruck bei Deinem Gesprächspartner, wenn Du während des Telefonats lächelst.
Helfen kann es Dir, Dein Telefon stunden- oder tageweise auszulagern. Deine VA kann Dir viele Anrufe abnehmen. Folgendes ist möglich:
Für eingehende Anrufe:
- Bestellung aufnehmen
- Aufträge annehmen
- direkte Hilfe für Deine Anrufer
- Aufnahme von Daten zur Weiterleitung
- Anrufbeantworter-Funktion (nur viel persönlicher ;))
Für ausgehende Anrufe:
- Akquisetätigkeiten
- Zufriedenheitsabfragen
- Terminvereinbarungen (z.B. in Verbindung mit Calendly oder Acuity)
Die hohe psychische Belastung durch Unterbrechungen kann auf Dauer Deiner Gesundheit schaden. Irgendwann kannst Du auch in Deiner Freizeit nicht mehr richtig abschalten. Möglicherweise riskierst Du sogar Burnout oder eine Depression.
Lies Dir gerne meinen Blogbeitrag zum unterbrechungsfreien Arbeiten durch.
Direkt helfen können Dir vielleicht auch folgende kleine Tipps:
- Klare Absprachen, wann konzentriert gearbeitet wird
- Feste Telefon- und Gesprächszeiten
- akustische Signale lautlos schalten
Hier findest Du weitere Informationen, wie ich Dich im telefonischen Service unterstützen kann.
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