Du möchtest mit einer virtuellen Assistentin zusammen arbeiten?
Vielleicht hast Du Dich schon informiert, was eine virtuelle Assistentin für Dich leisten kann oder bist sogar konkret auf de Suche danach. Wie immer kommt es dabei auf eine gute Beziehung zueinander an, schließlich möchtest Du ja vertrauensvoll mit Deiner VA zusammenarbeiten. Es gibt ein paar hilfreiche Punkte, damit das von Anfang an Hand in Hand gut funktioniert:
1. Vorbereitung
Bevor Du mit der Suche nach einer virtuellen Assistentin anfängst, solltest Du Dir darüber klar sein, welche Aufgaben Du outsorcen möchtest.
- Welche Aufgaben sind besondere Zeitfresser?
- Was machst Du besonders ungerne?
- Wieviel Zeit kannst Du sparen, wenn Du diese Dinge nicht mehr selbst erledigen musst?
Anhand dieser Punkte kannst Du dann schnell eine detaillierte Liste machen, was Deine virtuelle Assistentin für Dich erledigen soll. Als Hilfe kannst Du Dir hier mein Mini-Workbook herunterladen. Dort stelle ich Dir einige wichtige Fragen, die Dir bei Deinen Überlegungen helfen können.
2. Wer billig kauft, kauft zweimal
Wenn Du nach dem Begriff “virtuelle Assistentin” googlest, ist direkt das erste Ergebnis: virtuelle Assistentin für 1,99 Euro / Stunde. Aber zu welchen Bedingungen? Du bekommst „irgendeine“ Assistentin zugewiesen, diese sitzt oft im Ausland und ist dann auch entsprechend eingeschränkt erreichbar. Häufig sitzen zwischen Dir und der virtuellen Assistentin größere Unternehmen, die an diesem Stundensatz natürlich mitverdienen. Was tatsächlich bei der VA ankommt, weißt Du nicht.
Du hast sicher schon gemerkt: eine gute virtuelle Assistentin ist keine billige Aushilfskraft. Trotzdem sparst Du im Endeffekt viel Geld.
Als Rechenbeispiel:
Dein Arbeitslohn liegt bei 100,00€
Du hast 5 Stunden Arbeit, die Du outsourcen willst
Deine VA kostet 50,00€/Std.
Sie braucht wahrscheinlich weniger Zeit, weil sie geübter ist in ihrem Metier 😉
Also kostet Deine Arbeitszeit 500€, Deine VA nur 200-250€ und Du hast 5 Stunden mehr Zeit, ich um Dein Kerngeschäft zu kümmern.
Also ruhig eine Fachkraft nehmen, damit Du ruhigen Gewissens Aufgaben abgeben kannst – es lohnt sich.
3. Deine VA kann Dir viele Tätigkeiten abnehmen.
Die meisten VAs sind sehr breit aufgestellt.
Aber keine VA kann Spezialist für alles sein, dafür ist der Markt zu vielfältig. Und sie wird sicher nur die Dinge für Dich übernehmen, in denen sie auch wirklich gut ist. Mein absolutes Lieblingsthema ist z.B. der Kundenservice.
Fast jede VA kann Dir aber auch Kontakte aus ihrem Netzwerk empfehlen, falls du einmal in einem anderen Thema Unterstützung benötigst.
4. Genaue Absprachen:
Sehr wichtig sind genaue Absprachen, damit Du die Themen, die Du an Deine VA weiter gibst auch wirklich loslassen kannst. Eine VA kann selbstorganisiert und selbstständig arbeiten – genau das ist ihr Job.
Wenn Deine VA genaue Infos von Dir bekommt, kann sie genau in Deinem Sinne handeln und Du hast den Kopf frei für Dein Kerngeschäft.
5. Nutzt gemeinsam Tools
Es gibt unzählige Tools, mit denen ihr Euch die Zusammenarbeit erleichtern könnt, wenn ihr sie gemeinsam benutzt. Sprecht Euch vorher gut ab und stellt Regeln auf.
Ich arbeite z.B. je nach Kunde mit MeisterTask, Trello, Evernote, Todoist… uvm.
Was ist Dir in der virtuellen Zusammenarbeit besonders wichtig? – Schreib mir gerne.
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